de la
Fédération étudiante de l'Université d'Ottawa

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Manuel des Clubs

Bienvenue à votre Manuel des Clubs 2010-2011! À nos vétérans, nous sommes heureux de vous revoir, et à nos nouveaux, bienvenue!  Ce manuel sera un de vos outils principaux lors des différentes étapes à suivre pour être un Club de la FÉUO.  Vous y trouverez de l’information utile sur les finances, la planification d’événements ainsi que des détails utiles pour vous aider à profiter pleinement de votre adhésion à un Club. Un document utile a aussi été inclus dans les dernières pages de ce manuel.  Celui-ci contient de l’information à propos de personnes-ressources que vous allez peut-être avoir à rejoindre lors de l’année.

Si vous avez de nouvelles idées et des suggestions pour améliorer le présent système de Clubs, n’hésitez pas à en parler avec la Coordonnatrice de Clubs, Arlaine MacLennan.

Pour télécharger le Manuel des Clubs, cliquez ici.

À propos des formulaires
Formulaire A : Formulaire de demande de certification
Formulaire B : Formulaire d’attestation d’appui
Formulaire C : Formulaire de renonciation
Formulaire D : Formulaire de commentaires
Formulaire E : Formulaire de demande de subvention
Inscription des Clubs
Nouveaux Clubs
Clubs qui renouvellent
Exigences pour le statut de Club
Comment garder le statut de Club
Comment perdre le statut de Club
Réservations de Clubs
Finances
Budget
Compte bancaire
Comment faire une demande de subvention
Autres options de financement
Campagnes de financement 
Planifications d’événements
Publicité
Procédures d’affichages
Information personnes ressources

Formulaires

Formulaire A : Formulaire de demande de certification de Club

  • Doit être rempli par tous les Clubs; ceux qui renouvellent leur statut ainsi que les nouveaux Clubs.
  • Contient des renseignements sur la personne-ressource aussi bien que les renseignements exécutifs et la description du Club. Ce dernier apparaîtra sur le site Web de la FÉUO
  • Doit aussi inclure une copie de la Constitution actuelle (ceci s’applique aux nouveaux Clubs ainsi qu’aux Clubs qui renouvellent leur statut) envoyée à la Coordonnatrice des Clubs par courriel à l’adresse suivante : clubs@feuo.ca.

Formulaire B : Formulaire d’attestation d’appui de Club

  • Le Formulaire d’attestation d’appui de Club vise à garantir que tous les nouveaux Clubs qui présentent une demande de certification comptent au moins quinze membres, le nombre minimum requis afin d’obtenir le statut de Club.
  • Ce Formulaire ne doit pas être rempli par les Clubs qui renouvellent leur statut.

Formulaire C : Formulaire de renonciation

  • Le Formulaire de renonciation vise à garantir que tous les membres de l’exécutif des Clubs soient conscients de leurs droits et responsabilités tels que décrits dans le règlement 9, qui établit les procédures pour tout ce qui a attrait au mandat des Clubs.
  • Ce Formulaire doit être signé par les deux signataires autorisés.
  • Veuillez noter que seuls les signataires autorisés peuvent demander des subventions au nom de leur Club.
  • Les signataires autorisés doivent être membres de l’exécutif.

Formulaire D : Formulaire de commentaires

  • Ce Formulaire s’adresse seulement aux membres des Clubs qui cherchent à renouveler leur statut.
  • Il donne la chance aux Clubs d’entrer en communication avec la coordonnatrice des Clubs afin de déterminer si des améliorations pourraient être apportées

Formulaire E  : Formulaire de demande de subvention

  • Tous les Clubs voulant recevoir du financement de la FÉUO doivent remplir le Formulaire de Demande de Subvention
  • Ce Formulaire doit être rempli au moins trois semaines avant l’événement si la subvention est requise pour en couvrir les dépenses. Cela donne au Comité des Clubs la chance de se réunir afin de réviser les demandes.
  • Un Club peut aussi faire une demande de subvention rétroactive afin que leurs dépenses soient remboursées.  Dans ce cas, la demande de subvention doit être soumise dans les 30 jours suivants l’activité.
  • Ce formulaire est disponible sur le site Web des Clubs (www.clubs.feuo.ca)

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Inscription des Clubs

  • Tous les Clubs (nouveau et renouvelant) doivent s'inscrire au début de chaque année scolaire.
  • Si le Club ne remplit pas les Formulaires correctement, il ne sera pas reconnu en tant que Club et ne recevra pas les privilèges d’un Club certifié de la FÉUO.
  • Le Club peut être inscrit à deux reprises durant l’année, en septembre et janvier. Veuillez noter que si le club est inscrit en septembre, il ne faut pas le refaire en janvier.
  • Tous les Formulaires exigés pour enregistrer un Club sont disponibles sur le site Web des Clubs dans la section Inscription.
  • Les Clubs doivent soumettre leurs Formulaires avant le vendredi 17 septembre 2010 à 17 h pour la session d’automne et avant le vendredi 7 janvier 2011 à 17 h pour la session d’hiver.

Notez : Pour être actif pendant le semestre d’automne, les formulaires du club doivent être soumis à la date limite en septembre.

Les nouveaux Clubs :

  • Les documents suivants doivent être fournis à la FÉUO avant d’être certifié :
    • Formulaire A : Formulaire d’enregistrement (soumis en ligne)
    • Formulaire B : Formulaire d’attestation d’appui
    • Formulaire C : Formulaire de renonciation
    • Une copie de la constitution du Club (envoyé par courriel à clubs@feuo.ca)
    • Frais d’inscription de 35$
      • Veuillez noter : Les formulaires B & C doivent être soumis au bureau de la FÉUO (UCU 07). Le frais d’inscription DOIT être soumis à ce temps.
      • Veuillez noter : La constitution doit être dans les deux langues officielles de l’université.
  • Le Comité des Clubs rencontre les nouveaux Clubs pour s’assurer que
    • le but du Club n’est pas le même que celui d’un Club déjà existant ;
    • la Constitution proposée respecte la structure très importante de la Constitution de la FÉUO, surtout dans le cas des clauses discriminatoires telles que décrites dans le règlement 9.
    • Le Club est bien informé du système des Clubs de la FÉUO.

Les Clubs renouvelant leur statut :

  • Pour faire une demande de renouvellement de Club, le Club doit avoir été certifié comme actif sous la FÉUO dans les deux années scolaire précédentes; c’eat-à-dire si un Club n'était pas actif les deux (2) années scolaire passées, il devra faire une demande en tant que nouveau Club
  • Les documents suivants doivent être fournis à la FÉUO avant d’être certifié :
    • Formulaire A : Formulaire d’enregistrement (soumis en ligne)
    • Formulaire C : Formulaire de renonciation
    • Formulaire D : Formulaire de commentaires
    • Une copie de la constitution du Club (envoyé par courriel à clubs@feuo.ca)
      • Veuillez noter : Le formulaire C doit être soumis au bureau de la FÉUO (UCU 07).
      • Veuillez noter : La constitution doit être dans les deux langues officielles de l’université.
  • Une fois que les Formulaires sont soumis, la V.-p. aux affaires étudiantes et la coordonnatrice des Clubs doivent réviser la demande afin de s’assurer qu’elle soit conforme aux exigences établies par le règlement 9.
  • Il y a un frais de 10$ pour les Clubs renouvelant.

Veuillez noter :

  • Les Clubs qui renouvellent leur statut et les nouveaux Clubs peuvent se prévaloir du statut de Club pendant une année scolaire seulement (selon la date d’inscription). Le Formulaire de certification de Club tel qu’explicité dans ce manuel ne s’applique que du 1er septembre 2009 au 30 avril 2010.
  • La Coordonnatrice des Clubs doit être informé par courriel du désir de demeurer actif pendant l’été au plus tard le vendredi 22 avril 2011.
  • Si la Coordonnatrice des Clubs n’a pas été notifiée, le Club ne profitera pas des privilèges de réservation de salles, de tables ou bien de la demande de subventions en été.

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Exigences à satisfaire afin d’obtenir le statut de Club :

  • Un minimum de quinze membres doit composer le Club, incluant l’exécutif.
  • Au moins 75% des membres doivent être des étudiants inscrits à l’Université d’Ottawa.
  • La Constitution du Club doit prévoir la sélection démocratique des membres de l’exécutif.
  • Le candidat de Club n’a pas été auparavant inscrit avec la FÉUO sous un autre nom.
  • Le Club ne doit pas avoir le même nom qu’un autre Club certifié, une association ou un Corps Fédéré.
  • La Constitution du Club ne doit pas contenir de clauses discriminatoires ni de clauses qui contreviennent aux lois canadiennes existantes.
  • La Constitution doit être écrite dans les deux langues officielles de la FÉUO.
  • La Constitution du Club doit avoir été écrite, révisée ou mise à jour au cours des dernières 3 années.

Comment conserver le statut de Club :

  • Chaque Club doit organiser au moins deux événements ouverts à tous les étudiants de l’Université d’Ottawa durant l’année scolaire.
  • Un événement devrait être planifié chaque semestre.
  • *Si une demande de subvention est faite pour cet événement, veuillez inclure une copie complétée du Formulaire de demande de subvention, tel qu’indiqué dans ce manuel et dans le règlement 9.
  • L’événement proposé doit avoir lieu dans un endroit public sur le campus ou près du campus et doit être bien annoncé afin que tous les étudiants soient au courant.
  • En plus de ces deux événements, les Clubs doivent aussi :
    • Respecter leur Constitution, ainsi que la Constitution et les règlements de la FÉUO.
    • Noter au registre toutes les transactions financières effectuées avec des fonds de la FÉUO.
    • Tenir la coordonnatrice des Clubs au courant de tout changement à la composition du Club, notamment les changements à l’exécutif et les changements à la Constitution (la coordonatrice doit être informée par écrit).
  • *La coordonatrice des Clubs, la V.-p. aux affaires étudiantes ainsi que la V.-p. aux finances se réservent le droit de vérifier aléatoirement les opérations d’un Club. Toutefois, la demande doit leur être acheminée au moins cinq jours ouvrables à l’avance.

Comment perdre le statut de Club :

  • La perte du statut de Club veut dire la perte de tous les privilèges et du financement disponible aux Clubs de la FÉUO.
  • Un Club peut perdre leur statut pour une ou plusieurs des raisons suivantes :
    • Ne pas organiser au moins un événement ouvert à tous les étudiants de l’Université d’Ottawa par semestre.
    • Ne pas respecter la Constitution de votre Club.
    • Ne pas respecter la Constitution et les règlements de la FÉUO.
    • Participer à des activités discriminatoires.
    • Agir en violation des règlements du campus (ex.: vendre de l’alcool sans en avoir la permission).
    • Ne pas rembourser la dette envers la FÉUO en moins de 30 jours après préavis au sujet de la dette.
    • Ne pas retourner le formulaire de réclamation des dépenses 
    • Ne pas respecter les contrats signés avec la FÉUO (ex.: l’abus ou le mauvais usage des salles MNT 201/202/203 et la carte d’accès)
  • Si un Club perd son statut pour l’une de ces raisons, le V.-p. aux affaires étudiantes en informera les membres par écrit et leur expliquera les raisons motivant cette décision.

Veuillez noter :

  • Tout problème avec un Club devrait être porté à l’attention de la coordonnatrice des Clubs par le biais d’une lettre de plainte.
  • Si le problème est relatif à :
    • une violation d’un ou de plusieurs articles de la section 9.3.8, paragraphes b) à k) de la Constitution de la FÉUO ;
    • une violation de la Constitution du Club ;
    • un comportement inapproprié ;
      Le Comité des Clubspeut retirer la certification d’un Club. Des sanctions peuvent aussi être appliquées si une action du Club va à l’encontre des règlements établis dans le manuel des Clubs.
  • Toute décision prise par le Comité des Clubs peut faire l’objet d’un appel devant le comité d’arbitrage étudiant.

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Réservations

Salle des Clubs :
  • Les Clubs peuvent utiliser la salle des Clubs comme ils le désirent.
  • La salle des Clubs comprend un salon qui est ouvert entre 9 h et 23 h, du lundi au vendredi. Ce salon est ouvert à tous les membres des Clubs de la FÉUO.
  • Il y a aussi des ordinateurs et une imprimante qui peut être utilisée par les Clubs n’importe quand durant les heures d’ouverture.
  • Il y a aussi une salle de conférence qui peut être réservée pour les réunions de Club et RGAs. Cette salle peut être utilisée à n’importe quand durant les heures d’ouvertures.
  • La salle des Clubs ne doit pas être utilisée pour l'entreposage par les Clubs. Si un Club veut conserver le matériel dans la salle des Clubs, la coordonnatrice des Clubs réserve le droit de les déplacer ou de s’en débarrasser.

Casiers dans la salle des Clubs :

  • Tous les Clubs qui désirent obtenir un casier pour la session en cours doivent remplir le Formulaire de demande de casier pour les Clubs. Les Clubs doivent utiliser ce Formulaire pour justifier leur demande.
  • La coordonnatrice des Clubs évalue les demandes et attribue des casiers aux Clubs qui en ont le plus besoin.

Bureau :

  • Il y a présentement un bureau à la disposition de tous les Clubs, situé dans la Salle des clubs;
  • Pour réserver le bureau, le club doit signer la feuille de temps situé dans la Salle des clubs.

Entreposage :

  • Les clubs voulant obtenir de l’espace d’entreposage pour le semestre doivent remplir le formulaire de demande d'entreposage de Clubs sur laquelle ils doivent justifier en détail le besoin pour l'entreposage
  • Pour demander de l’espace d’entreposage, il faut remplir le Formulaire de demande d’entreposage en ligne au www.clubs.feuo.ca et le remettre au bureau de la réception de la FÉUO (UCU 07).
  • La coordonnatrice des Clubs évaluera alors les applications pour les demandes d'entreposage et les allouera aux Clubs avec le plus grand besoin.

Salle :

  • Les Clubs qui désirent réserver des salles de l’université doivent en faire la demande à la FÉUO.
  • Chacun des Clubs de la FÉUO obtient 15 réservations de salle gratuites par session.
  • Afin de réserver une salle, il faut remplir le Formulaire de réservation de salle et de le soumettre en ligne.
  • Une fois approuvé, la FEUO acheminera le Formulaire à qui de droit.
  • Les formulaires de demandes devraient être soumis au moins 5 jours ouvrables avant l’événement. 
  • Les Clubs devraient recevoir une réponse ou bien une réaction concernant la réservation du département respectif d’ici le 5e jour ouvrable, à moins qu’il y ait des complications.  
  • Si la demande n’est pas soumise avant 5 jours, il est possible que la demande ne soit pas confirmée.
  • Ne remettez ce Formulaire qu’à la FÉUO. Toute demande de réservation sera automatiquement rejetée si elle n’a pas été préalablement approuvée par la FÉUO.
  • *Veuillez noter que ce processus est non négociable : les Clubs désirant réserver une salle doivent obligatoirement obtenir l’approbation de la FÉUO.

Table :

  • Les Clubs qui désirent réserver une ou des tables doivent en faire la demande auprès de la FÉUO
  • chaque Club peut réserver gratuitement 10 tables par session dans le Centre Universitaire.
  • Afin de réserver une table, il est nécessaire de remplir le Formulaire de réservation de table et de le soumettre en ligne.
  • Les formulaires de demandes doivent être soumis au moins 5 jours ouvrables avant l’événement.
  • Après avoir réviser l'application, la FÉUO pourra autoriser la demande de réservation de table.
  • Les Clubs devraient recevoir une confirmation de réservation d’ici le 5e jour ouvrable, à moins qu’il y ait des complications.
  • Si la demande n’est pas soumise 5 jours à l’avance, elle ne sera pas envoyée au groupe responsable des réservations.
  • Ne remettez ce Formulaire qu’à la FÉUO. Toute demande de réservation sera automatiquement rejetée si elle n’a pas été préalablement approuvée par la FÉUO.
  • *Veuillez noter que ce processus est non négociable : les Clubs désirant réserver des tables doivent obligatoirement obtenir l’approbation de la FÉUO.

Approbation du matériel de présentation :

  • Tout le matériel  qui sera exposé par un Club doit avoir été préalablement approuvé par le Service de la protection (selon la politique 28 du UCU).
  • Nathalie Jacob est la personne en charge d’approuver le matériel. Vous pouvez la contacter à l’adresse suivante : nathalie.jacob@uottawa.ca.

Studio de danse :

  • Les Clubs ont maintenant accès au studio de danse situé au pavillon Montpetit.
  • Le studio est réservé aux Clubs pour une période totale de douze heures par semaine.
  • Les Clubs désirant utiliser le studio de danse doivent faire la demande auprès de la FÉUO.
  • Afin de réserver le studio de danse, il faut remplir le Formulaire de réservation du studio de danse (soumis en ligne).
  • Chaque Club peut réserver la salle de danse un maximum de 8 périodes de temps par semestre.
  • L'application pour la réservation devrait être soumise à la FÉUO avant le mercredi de chaque semaine à 17 h, avant la date demandé.
  • Le Club recevra une concernant la réservation d’ici le lundi suivant après que la demande ait été soumise, à moins qu'il ait des complications.
  • Chaque Club doit signer un contrat et effectuer un dépôt de 50$ avant le vendredi précédant la date demandée, sinon la réservation ne sera pas acceptée.
  • Si le studio de danse n’a pas été endommagé, le dépôt pourra être récupéré jusqu’à 5 jours ouvrables suivant l’activité. Si un Club annule une réservation moins de 48 heures à l’avance ou s’il ne se présente pas au studio de danse pendant la période réservée, le dépôt sera utilisé pour payer les frais de dédommagement.
  • Veuillez noter : la réservation du studio de danse ne fait pas partie des15 réservations de salles qu’un Club peut réserver gratuitement par session.

Salle de multimédias Montpetit 201, 202 et 203  :

  • Montpetit 210, 202 et 203 sont des auditoriums équipées d’équipement multimédias avec une capacité de 100 et de 244 personnes respectivement.
  • Les Clubs peuvent avoir accès aux salles et à l’équipement multimédias gratuitement lors de la semaine.
  • Pour réserver ces salles, veuillez compléter le Formulaires de demande de réservation des salles Multimédias MNT 201/202/203 (soumise en ligne).
  • Les Clubs doivent placer un dépôt de 20$ au moment de signer le contrat des salles MNT 201/202/203 et de prendre la carte pour accéder à l’équipement multimédia.
  • S’il n’y a aucun dommage à la salle, le dépôt peut être récupéré jusqu’à 5 jours ouvrables suivant l’activité.
  • Si vous utiliser improprement la carte d’accès, la salle et/ou l’équipement, vos privilèges à l’accès aux salles MNT 201/202/203 ou vous en abusez, vous risquez de perdre vos subventions de la FÉUO et votre statut de Club.

Réservation d’équipement multimédia dans les autres salles :

  • À l’exception des salles MNT 201, 202 et 203 lors des périodes indiquées, tout équipement multimédia devra être réservé et couvert par le Club.
  • L’équipement multimédia peut être réservé en s’adressant au Service de distribution multimédia situé au MRT 014.
  • Pour plus d’information, veuillez contacter le Service de distribution multimédia au 613-562-5900.
  • Les Clubs peuvent faire une demande de subvention auprès de la FÉUO pour couvrir le coût de la réservation de l’équipement multimédia.

Autres lieux de rencontre sur le campus et aux alentours :
Notez : Vous devrez contacter directement les établissements suivants si vous désirez réserver :

 

Équipement pédagogique

  • Contactez le département de l’audio visuel au 613-562-5876 pour tout ce qui concerne la location de magnétoscopes, de téléviseurs, etc.

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Finances

Budget :
  • Les prévisions budgétaires constituent un outil de planification financière pour toute l’année.
  • En effectuant des prévisions budgétaires, votre Club aura une idée plus précise du nombre d’événements qu’il pourra organiser et pourra estimer s’il a besoin d’une subvention de la FÉUO.
  • Lorsque les prévisions budgétaires sont effectuées, nous recommandons de suivre les étapes suivantes :
    • L’exécutif devrait planifier l’année aussitôt que possible avec, tout en tenant compte des horaires, des jours de congé, etc.
    • Une fois le plan établi, le club devrait prendre le temps de se renseigner sur les coûts des événements; s’il s’agit d’un Club qui renouvelle son statut, il devrait examiner ses reçus de l’année précédente et voir ce que ses événements lui ont coûté.
    • Ces coûts devraient être considérés comme les dépenses pour l’année.
    • Le Club devrait alors quelle sera la source de revenus qui lui permettra de payer pour les événements. Un Club peut utiliser une ou plusieurs des suggestions suivantes :
      • Droits d’inscription ;
      • Dons ;
      • Droits d’entrée aux événements (frais à la porte / frais pour acheter des billets à l’avance).
    • Le Club devrait alors comparer la somme des revenus qu’il prévoit obtenir à la somme des dépenses anticipées.
    • Le Club se doit d’être raisonnable lorsqu’il estime ses revenus – si le tout ne correspond pas, il vaut mieux laisser tomber des événements jusqu'à ce que les revenus et les dépenses correspondent.

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Compte bancaire

  • Pour avoir accès aux subventions de la FÉUO, un Club doit avoir un compte bancaire à son nom
  • Les Clubs doivent avoir la documentation suivante pour créer un compte bancaire :
    • Un rapport qui confirme l’existence du Club (une lettre bancaire signé par la V-p. aux affaires étudiantes)
    • 2 pièces d'identité des signataires autorisés pour le compte (les signataires autorisés indiqués sur le Formulaire C)
  • Vous pouvez obtenir un compte à n'importe quel établissement bancaire légitime

Compte bancaire HSBC

  • HSBC offre un Compte des services communautaires qui est un compte de déclaration d'intérêt quotidien offert gratuitement aux associations communautaire, aux clubs ou aux charités sans buts lucratifs ou à transactions de volume léger.
  •  Avec ce compte, les frais d'activité pour des dépôts, chèques et retraits sont gratuits et sans frais d’administration mensuelle.
  • Aucune balance minimale n’est exigée.
  • Cependant, le club devra payer les:
    • fournitures de chèques
    • ébauches et les mandats
    • opérations d’affaire bancaire sur l’Internet
  • La personne à contacter pour prendre un rendez-vous pour un compte bancaire est Sou Anayssi, à la branche 10031.
    Numéro de téléphone : 613-238-3815
    Courriel : Sou_Anayssi@hsbc.ca
    Adresse de la branche : 131 rue Queen, Ottawa K1P 0A1

Veuillez notez : Pour obtenir une lettre bancaire, les Clubs doivent contacter la Coordonnatrice des Club à clubs@feuo.ca. Vous devez inclure dans le courriel le nom du Club, les noms des signataires autorisés (2) et leurs positions dans le l’exécutif.

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Demande de subventions

  • Pour demander une subvention, il faut remplir et soumettre le Formulaire de demande de subvention (disponible en ligne au www.clubs.feuo.ca).
  • Un club ne doit pas demande pour du financement auprès de la FÉUO sous un autre nom.
  • Les Club de la FÉUO sont admissible, à une subvention pouvant aller jusqu'à 1 000 $ par année scolaire.
  • Un maximum de 750$ par session sera accordé pendant l’année scolaire
  • Un maximum de 250$ par session d’été, si admis pendant l’été.
  • Afin de rendre le système de subvention plus efficace pour tous et toutes, la FÉUO n’acceptera plus de demandes de financement avant la date de l’événement.
  • Le Comité des Clubs se rencontrera toutes les deux semaines pour reconsidérer des demandes de subventions. L’horaire des rencontres est disponible au site Web des Clubs.

Demande de subvention

  • Lorsqu’un club a besoin de subvention, il doit soumettre un Formulaire de demande de subvention accompagné de tous les reçus et factures relatifs à l’événement dans les 30 jours suivant l’événement;
  • Pour faire la demande d’une subvention après l’événement, il faut remplir un Formulaire de demande de subvention (soumis en ligne) en présentant le budget de toutes les dépenses et revenus de cet événement anticipés ainsi que le montant demandé basé sur ce budget;
  • Le Club doit rendre tous les reçus et factures originaux de l’activité à la réception de la FÉUO (UCU 07);
  • Sur l’approbation de la demande de subvention, un chèque sera fourni au nom du Club. Veuillez accorder deux semaines pour que le chèque soit traité.

NOTEZ :

  • Il se peut des clubs donne son approbation à une demande de subvention avant que l’événement ait eu lieu.  Dans ce cas-là, le formulaire de demande de subvention doit être complété quatre semaines avant l’événement afin qu’il y ait assez de temps pour qu’une réunion du Comité des clubs soit convoquée pour réviser une telle demande.
  • Si un club s’inscrit pour une subvention avant l’événement, un budget de tous les revenus et dépenses anticipés de cet événement doit être présenté.  Veuillez spécifier le montant demandé en vous fondant sur le budget et en fournissant des raisons justifiant la demande de fonds avant l’événement.
  • Une fois que le Comité des clubs a délibéré, si la demande a reçu l’approbation du comité, un chèque sera envoyé au club.  Veuillez, accorder deux semaines pour que le chèque soit traité. 
  • Veuillez noter les dates de rencontre du Comité des Clubs pour garantir que le Club reçoit sa subvention à temps.
  • Il est obligatoire de surveiller les transactions monétaires effectuées à partir des fonds de la FÉUO.
  • Le club devra présenter une réclamation de dépense et tous les reçus originaux à la FÉUO dans les 30 jours suivant l’allocation des fonds.
  • L’argent qui n’a pas été dépensée devra être rendue dans les 30 jours suivant la l’allocation des fonds.

Critères d’évaluation des demandes de fonds :

  • Le Comité des Clubs, lors de l’évaluation des demandes de fonds, considérera les critères suivants (tel que mentionné dans l'article 9.8 de la Constitution de la FÉUO) :
    • le nombre de membres dans le Club;
    • l’endroit ou l’événement aura lieu, que ce soit sur le campus ou en dehors;
    • le nombre de participants à l’événement;
    • l’impact sur la communauté universitaire;
    • les estimations raisonnables présentées dans le budget;
    • si le Club a cherché d’autres sources de financement ;
    • Tout Club qui demande des fonds doit posséder un compte de banque enregistré au nom du Club afin recevoir des fonds de la part de la FÉUO.
  • Le Comité des Clubs ne versera pas de fonds :
    • pour l’achat d’équipement ;
    • pour l’achat de boissons alcoolisées, de produits de tabac ou de substances illégales;
    • aux Clubs qui n’ont pas activé leur statut pour le semestre d’été (s’ils demandent du financement pour un événement d’été);
    • aux Clubs qui ont des dettes envers la FÉUO.

NOTEZ : Les Clubs ne sont pas limité au financement de la FÉUO. On suggère de chercher du financement à l’extérieur de la FÉUO aussi.

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Autres sources de financement

Conseil d’esprit scolaire
Le CES travaille avec le Service des sports afin de promouvoir et d’appuyer la fierté de l’université et l’esprit scolaire en encourageant la participation étudiante dans des activités spéciales sur le campus. L’aide financière du CES appuie le lancement de projets et donne à des groupes les moyens d'attirer des ressources d’autres partenaires. Le soutien du CES ne devrait jamais être l’unique source de fonds pour un événement. Le CES tente d’encourager la création de liens entre des groupes d’intérêt en établissant un système de communication. Il répartit des ressources tels que: les coûts des installations et les frais d’utilisation, le soutien technique, l’appui promotionnel, l’aide financière.

Comment faire une demande de fonds auprès du Conseil d’esprit scolaire

  1. Les Formulaires sont disponibles sur le site Web des Clubs. Les Formulaires doivent être envoyés à la V.-p. aux affaires étudiantes par courriel avant le premier de chaque mois sinon ils ne seront pas acceptés.
  2. La V.-p. aux affaires étudiantes révisera les demandes et décidera d’accepter ou de refuser de les appuyer.
  3. La demande doit expliquer la raison pour laquelle cet événement encourage l’esprit scolaire sur le campus, le nombre de participants et un budget incluant une liste des autres sources de revenus.
  4. Si la demande est approuvée, le Club demandant les fonds ou le gym sera contacté et aura la chance de parler pendant cinq minutes à la prochaine rencontre du Conseil d’esprit scolaire à propos du type d’événement et d’expliquer pourquoi le Club nécessite de l’aide financière.
  5. La valeur totale de l’appui offert par le Conseil d’esprit scolaire est de 100 000 $ (a) 50 000 $ en réservations d’installations et, (b) 50 000 $ en aide financière.
  6. Le CES n’appuie pas les dépenses liées aux choses suivantes : les uniformes; le stationnement; les frais pour les voyages hors campus; les dettes; les événements à but lucratif; le travail à plein temps; les frais d’annulation; l’intérêt couru. De plus, le CES peut décider d’accepter ou de rejeter les demandes à sa discrétion.

Comité d’évaluation

  • Le mandat du comité d’évaluation est d’agir en tant qu’organisme consultatif et d’appui pour divers projets soumis par les étudiants à propos du SVC et de stimuler la vie culturelle, sociale et communautaire à l’université en motivant la communauté universitaire et en l’appuyant.
  • Tous les Formulaires doivent être soumis au bureau du SVC au moins un mois avant la date de l’activité. L’activité proposée ne doit pas servir des intérêts politiques, religieux ou de propagande. Seuls les étudiants de premier cycle ou diplômés, à temps complet ou à temps partiel, peuvent  soumettre un Formulaire. Les activités suivantes ne seront pas acceptées : Semaine 101, conférence, symposium, galas et célébrations annuelles. Les activités de financement ne seront pas considérées. L’activité proposée devrait jouer un rôle positif et avoir pour but la promotion de la vie sur le campus et le sentiment d’appartenance.

Comment soumettre une demande

  1. Un groupe peut soumettre une demande en remplissant le Formulaire approprié, disponible au bureau de la FÉUO
  2. Toute demande doit être accompagnée d’un budget contenant des indications sur le revenu, les dépenses et les sources financières. De plus, toute autre documentation pertinente devrait être incluse avec le Formulaire afin de fournir des détails additionnels. Les Formulaires et la documentation additionnelle doivent être livrés au bureau du SVC.
  3. Le représentant du SVC qui reçoit le Formulaire s’assurera qu’il est bien rempli et que les critères d’éligibilité sont atteints. La date est alors inscrite; le représentant signe ses initiales sur le Formulaire et inscrit la date de la prochaine réunion du CE.
  4. On demandera au postulant de se présenter à la prochaine réunion du CE suivant l’émission du Formulaire afin de présenter le projet ; cette tâche est obligatoire. Si le postulant n’est pas en mesure de se présenter, une autre personne du groupe peut le faire à sa place.
  5. Le CE peut réviser toute demande au plus tard 24 heures avant la réunion. La priorité sera accordée aux groupes envoyant leur première proposition au cours de l’année scolaire.

Association des anciens de l’Université d’Ottawa
L’Association des anciens offre un Programme d’assistance financière pour les anciens, les étudiants et le personnel de l’Université qui voudraient participer aux projets à but non-lucratif dans les catégories suivantes : l’éducation, la communauté, la culture et le sport. Ces projets doivent améliorer la visibilité de l’Association des anciens et de l’Université d’Ottawa.

Lors du dépôt de la demande, vous devez inclure les renseignements suivants :

  • Description du projet/événement et les personnes impliquées au sien du comité organisateur
  • Un budget de toutes les dépenses et les revenus, incluant tout autre commanditaire potentiel ainsi que l’appui souhaité par l’Association des anciens
  • Démonstration de la façon dont le projet/événement fournira la visibilité de l’Association des anciens et de l’Université
  • Le nombre de participants estimé à l’événement ou le nombre de personnes impliqué dans le projet

Les critères d’évaluation sont comme suit :

  • Le type d’activité
  • Le nombre de participants attendus
  • Les avantages pour l’Association des anciens et l’Université
  • Tout autres détails pertinents

L’Association des anciens ne finance pas le type d’activités suivantes :

  • activités de nature commerciale
  • activités à caractère politique ou appuyant une cause politique
  • activités donnant droit à des crédits de cours
  • activités reliées à des groupes de lobbying
  • activité à caractère religieux

La date limite pour soumettre une demande est le premier de chaque mois de l’année académique (septembre à avril).

L’annonce des décisions aura lieu approximativement 6 semaines après la date limite.

Pour faire une demande, veuillez communiquer avec la Coordonnatrice des Clubs ou la Coordonnatrice – Produits et Services au Bureau des relations avec les anciens au 613-562-5800 poste 2879 ou par courriel à marie-helene.brisson@uottawa.ca.

GRIPO

  • GRIPO/OPIRG–Ottawa fournit des renseignements, des événements et des opportunités de bénévolat sur notre campus rattaché aux droits de l'homme, la paix, la santé et la protection de l’environnement. OPIRG peut être contacté à opirg@uottawa.ca ou au 613-230-3076
  • Les clubs demandant l'assistance de GRIPO pour un événement ou un projet qui reflète le mandat de GRIPO doivent remplir le formulaire de Proposition au Conseil, trouvé en ligne au http://aix1.uottawa.ca/~opirg/english_pages/contactus.html
  • Les propositions devraient inclure :
    • la description du projet
    • la nature de l'assistance/collaboration demandée
    • une liste des frais du projet et comment les prix seront couverts
  • Le Conseil du GRIPO se rencontrera et décidera l'approbation possible de la proposition.

Le financement à l’extérieur de l’Université d’Ottawa

  • Être certifié Club de la FÉUO n’empêche aucunement les Clubs de demander du financement à l’extérieur de l’Université d’Ottawa. Les Clubs devraient prendre note des groupes locaux, des compagnies et des détaillants qui pourraient les appuyer.
  • Les Clubs devraient contacter des organismes ou des entreprises qui partagent un intérêt commun avec le Club.
  • De plus, les clubs devraient noter que même s’il est excellent de recevoir de l’argent de commanditaires, un grand nombre d’entreprises sont plus disposées à faire un don en articles et non en argent. Par exemple, si un Club organise un événement d’appréciation de bénévoles à la fin de l’année, il serait préférable de demander à une épicerie ou à un restaurant local un don en nourriture pour l’événement au lieu de l’argent.

Campagne de Financement
Bien qu’il il y ait quelques endroits à l’Université d’Ottawa où vous pouvez faire une demande pour des subventions spécifiques, n’oubliez pas d’explorer d’autres ressources lors de la planification d’événements. Écrivez à l’administration universitaire; contactez le Bureau des anciens et du développement. Vous pouvez aussi consulter différentes facultés et associations étudiantes. Si vous pensez que votre événement intéressera une faculté, vous pouvez leur demander de l’aide. Certaines associations ont de l’argent qu’ils mettent de coté spécifiquement pour de telles activités.

VEUILLEZ NOTER :
Il y a aussi plusieurs autres façons d’amasser des fonds pour votre Club. Même si trouver un commanditaire est un très bon moyen de recevoir des fonds, les campagnes de financement sont aussi d’excellentes stratégies.

Présentement, il y a 4 occasions où les Clubs peuvent vendre des articles dans le Centre Universitaire sans devoir payer pour une table commerciale. Deux de ces occasions sont pendant la Semaine des Clubs, où la Coordonnatrice des Clubs réservera une table pour les Clubs. Les deux autres occasions sont séparées dans les deux semestres. Les Clubs doivent réserver une table en soumettant une Demande de réservation en ligne et préciser qu’il sera utilisé pour des buts commerciaux.

Si vous voulez vous inspirer d’idées intéressantes pour la collecte de fonds et obtenir plus de renseignements, veuillez vous présenter à la salle des Clubs et discutez avec la coordonnatrice des Clubs. Vous pouvez aussi lui envoyer un courriel à l’adresse suivante : clubs@feuo.ca.

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Planification d’événements

  • La première étape de l’organisation d’un événement réussi est de décider quel genre d’événement vous allez organiser :
    • Dans le but de permettre à vos membres de se rencontrer?
    • Afin de faire découvrir les activités de votre Club à vos futurs membres?
    • Afin de sensibiliser les gens à propos d’un sujet à l’aide d’un conférencier?
    • Un événement bénéfice?
  • La prochaine étape consiste à décider quel sera votre public cible.
  • Chaque Club doit organiser au moins un événement par semestre et il doit être ouvert à toute la population étudiante.
  • Par contre, les Clubs ont aussi le droit d’organiser des événements qui ne répondent pas à cette exigence, auxquels ils n’invitent que leurs membres.
  • Il faut aussi garder en tête que la plupart des gens qui ont l’intention d’assister à ces événements sont des étudiants. Les Clubs devraient donc prendre ce fait en considération pour des éléments comme : les dates, les heures, les endroits et les coûts de vos événements, c’est-à-dire  de ne pas planifier d’événements lors des périodes d’examen, lors des congés ou des longues fins de semaines et ne pas organiser d’événements qui coûtent trop cher.

Matériel publicitaire

  • Tout le matériel publicitaire que vous utilisez et affichez doit être approuvé par le Service de la protection.
  • Le Service de la protection doit approuver tout le matériel audio et vidéo présenté.
  • Toutes les affiches annonçant les activités d’un Club doivent êtres approuvées par le bon département, tel qu’indiqué dans la section sur les procédures d’affichage du Manuel de la politique des Clubs.
  • Toutes les bannières et dépliants des Clubs doivent être rédigés dans les deux langues officielles de l’Université.

Comportements inacceptables de la part d’un Club de la FÉUO

  • Si un Club ou un de ses membres agit de manière jugée inappropriée par le V.-p. aux affaires étudiantes ou le coordinateur des Clubs de la FÉUO, ce Club devra comparaître devant le Comité des Clubs.
  • Le Comité des Clubs devra indiquer quelles sanctions devront être appliquées au Club en question.
  • Si un Club n’est pas d’accord avec la décision du Comité, ce Club peut faire appel auprès du Comité d’arbitrage étudiant.

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 Publicité

  • Lorsque vous posez des affiches, assurez-vous que vos affiches aient été approuvées par le département approprié.
  • Il existe bon nombre de façons créatives de promouvoir votre événement. En voici quelques exemples:
    • Créez un logo afin que les affiches soient faciles à reconnaître.
    • Laissez des messages sur les tableaux dans les classes afin que les étudiants puissent les lire.
    • Envoyez un communiqué de presse à toutes les facultés une semaine avant la date de l’événement et demandez aux professeurs de les lire pendant leurs classes.
    • Organisez l’événement conjointement avec un autre groupe/Club.
    • Placez des affiches.
    • Annoncez l’événement sur le site Web du Club.
    • Placez les événements sur l’agenda de la FÉUO en soumettant un Formulaire de demande trouvé en ligne au www.clubs.feuo.ca.
    • Placez les événements dans le Classeur d’événement en contactant l’équipe de Promotion de la FÉUO à promo@feuo.ca.

La publicité et la promotion : Comment créer une affiche accrocheuse
À ne pas faire…

    • N’avoir que du texte sur l’affiche;
    • Avoir une affiche désordonnée;
    • Avoir une affiche qui ressemble trop aux autres;
    • Photocopier des images ou des photos
    • Utiliser du matériel sans les droits d’auteurs

À faire…

    • Observez les autres affiches sur le campus avant de choisir la couleur et la grandeur de papier;
    • Assurer qu’il n’y ait pas d’erreur sur l’affiche avant de l’imprimer;
    • Assurer que l’information la plus importante soit la plus évidente;
    • Prenez le temps nécessaire et créez une affiche à l’allure professionnelle;
    • Demandez l’avis d’une autre personne avant de choisir la version finale.

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Procédures d’affichage

Veuillez rappeler que :

  • Avant que les affiches puissent être placées sur le campus de l’Université d’Ottawa, elles doivent avoir été approuvées par la FÉUO.
  • Donc, faites une copie de la publicité, faites approuver l’affiche auprès de la FÉUO avant d’en faire copies (de cette façon, cela coûtera moins cher s’il y a une erreur sur l’affiche).
  • Toutes les affiches placées dans l’Université doivent être timbrés par l’autorité appropriée – sinon, elles seront enlevées. Il y a différents timbres pour les différentes régions sur le campus, donc, soyez sûrs que toutes les affiches sont timbrées proprement selon où elles seront placées !

 
Restrictions quant au contenu :

Les affiches doivent respecter

  • Le Code des droits de la personne de l’Ontario ;
  • La Loi sur les permis d’alcool de l’Ontario et les lignes directrices sur la publicité de la LCBO ;
  • La Loi sur les agences de voyages de l’Ontario ;
  • Les affiches ne doivent pas contenir de langage vulgaire ni d’incitation à la peur/à la haine ;
  • La publicité commerciale n’est pas permise.

Règlements d’affichage :
Centre universitaire

  • Ceci concerne seulement les colonnes au Centre universitaire sur le premier et le deuxième étage sous la direction de la FÉUO.
  • Aller à la réception de la FÉUO, pièce 07 du Centre universitaire afin de faire approuver les affiches. Faites étamper chaque copie de l’affiche après qu’elle ait été approuvée.
  • Il est interdit d’avoir une partie du contenu seulement en anglais ou en français. La version complète doit apparaître dans l’une des langues officielles – idéalement dans les deux langues – et doit être de bonne qualité. Les affiches dans d’autres langues doivent posséder une traduction correcte dans une des deux langues officielles.
  • La date d’échéance est soit le jour de l’activité ou deux semaines après la date initiale de l’affichage.
  • Pour de plus amples renseignements sur les politiques d’affichage, veuillez contacter le département du marketing et des communications de la FÉUO au numéro suivant : 613-562-5966

Résidences

  • Les résidences incluent : 90 Université (Nouvelle résidence), Stanton, Thompson, Hyman Soloway (157 Laurier), Brooks et Marchand.
  • Les affiches doivent être approuvées et étampées par l’Association des résidences, située au premier étage de la résidence Thompson.
  • Pour plus ample information, contacter CASPAR à caspar@uottawa.ca ou au 613-562-5800 poste 3165.

L'ÉITI

  • Ceci inclus l’édifice de l’ÉITI.
  • Veuillez faire approuver et étamper les affiches au Kiosque 5 (bureau de la FÉUO à l’ÉITI) au rez-de-chaussée du au pavillon ÉITI.

Tous les autres édifices de l’Université d’Ottawa

  • Veuillez faire approuver et étamper les affiches au bureau du marketing et des communications, situé au pavillon Tabaret, 613-562-5708.

Veuillez notez : Le nom du Club et/ou le logo doivent être visible sur les matériaux pour qu’ils soient approuvé pour l’affichage.

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 Coordonnées des personnes-ressources

www.clubs.feuo.ca

Jesse Root , Coordonnatrice des Clubs
613-562-5800, poste 2576
clubs@feuo.ca

Amy Hammet, V.-p. aux affaires étudiantes, FÉUO
613-562-5966
vp.studentaff@feuo.ca

Bureau de la FÉUO
Tél. : 613-562-5966
Fax : 613-562-5969
Pièce 07 Centre universitaire

Service de vie communautaire
613 562-5800 poste 4424
Pièce 318 Centre universitaire
www.viecommunautaire.uottawa.ca/
commlife@uottawa.ca

Services des congrès et réservations
613-562-4645
Bureau 128 Résidence Stanton
Pour services traiteurs et assemblées
congres@uottawa.ca

Services de protection
Nathalie Jacob
613-562-5800, poste 6314
nathalie.jacob@uottawa.ca

Services de la protection
(En cas d’urgence)
613-562-5411

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